Примечание автора: интервью написано от первого лица. То, что вы прочитаете ниже — это прямой рассказ интервьюируемого.
Меня зовут Елена Бутук, и у меня более 15 лет опыта работы в сфере управления персоналом. Долгое время я была наемной сотрудницей, то есть работала на кого-то. Когда у меня родился первый ребенок, я открыла свой собственный бизнес — агентство, специализирующееся на поиске и подборе нянь. Сейчас у меня своя компания, в которой я помогаю людям выбрать профессию в зависимости от их увлечений, талантов и ценностей. Основное направление, на котором я сейчас сфокусирована, — это помощь компаниям: я помогаю им создать эффективную команду с помощью бизнес-процессов HR. Что именно означают эти процессы? Ну, они о том, как выстроить правильную систему мотивации сотрудников, как эффективнее интегрировать новых людей в команду и как должен проходить весь процесс адаптации новых сотрудников.
Далее я расскажу вам о том, что такое HR, что такое человеческие ресурсы в целом, зачем и когда компании нужен такой отдел.
Основные проблемы, с которыми сталкиваются компании:
На сегодняшний день существуют три основные проблемы, с которыми сталкиваются работодатели в сфере управления персоналом.
# Во-первых, поиск сотрудников. Мои клиенты постоянно говорят мне, что людей нет. Когда я начинаю с ними работать, люди находятся, и все хорошо.
# Второй момент — как мотивировать сотрудника остаться в компании подольше: что сделать, чтобы он захотел работать и понял, что может продолжить свое развитие в компании.
# Третий аспект — организация. Многие компании действуют хаотично и без структуры, не понимая, как организовать процессы так, чтобы они были четкими и интуитивно понятными. Когда процесс хорошо организован, сотрудникам гораздо легче работать, и каждый знает, что ему нужно делать.
Роль HR-отдела в компании
Каждое рабочее место должно иметь конечный продукт, свидетельствующий о компетенциях сотрудников. В HR таким продуктом являются компетентные сотрудники, которые хотят работать. Именно поэтому компании необходим HR-отдел.
Процесс найма начинается не тогда, когда компания публикует объявление о найме, а гораздо раньше. Это цикл, включающий несколько важных этапов, каждый из которых напрямую влияет на качество команды и сохранение сотрудников.
1. Брендинг работодателя
Первым шагом в привлечении талантов является репутация компании на рынке труда. Кандидат должен знать о компании, понимать ее культуру и преимущества работы в ней.
Отдел HR или предприниматель (если HR-отдела еще нет) создают привлекательный бренд для сотрудников. Это включает в себя присутствие в социальных сетях, отзывы нынешних сотрудников, хорошо оптимизированную страницу карьеры на сайте компании и участие в соответствующих мероприятиях. Компания с сильным брендом работодателя привлекает более подходящих кандидатов и сокращает время, необходимое для подбора персонала.
2. Определение потребностей и составление профиля кандидата
Перед подбором персонала необходимо четко определить, какой специалист нужен для данной должности. Составьте описание вакансии: обязанности, необходимые навыки, уровень опыта. Определите профиль идеального кандидата: технические компетенции и «мягкие» навыки. Продумайте процесс отбора: тесты, собеседования, практические задания.
Этот этап поможет привлечь именно того кандидата, который нужен компании.
3. Прием на работу и отбор кандидатов
На этом этапе HR или ответственный менеджер отвечает за поиск и оценку кандидатов:
# размещение объявления на соответствующих платформах;
# отбор резюме и выбор наиболее подходящих кандидатов;
# отборочные интервью, технические тесты, проверка рекомендаций;
# выбор подходящего кандидата и предложение о работе.
4. Процесс адаптации
После того как кандидат принимает предложение, следует процесс адаптации — важнейший этап.
Разница между HR-специалистом и рекрутером
Одно из самых распространенных заблуждений — сводить HR только к подбору персонала и организации корпоративных мероприятий. На самом деле найм сотрудников — лишь часть обязанностей отдела по работе с персоналом, и роль HR гораздо шире.
В крупной компании управление человеческими ресурсами состоит из специалистов с определенными обязанностями:
# рекрутер — это человек, который отвечает за поиск, отбор и привлечение нужных кандидатов. Он занимается размещением объявлений о вакансиях, обрабатывает резюме, организует собеседования и работает с менеджерами, чтобы выбрать лучших людей;
# специалист по организационному развитию создает и внедряет программы обучения и развития навыков сотрудников;
# HR Business Partner работает напрямую с руководством, чтобы согласовать стратегию HR с бизнес-целями;
# специалист по компенсациям и льготам занимается вопросами начисления заработной платы, пакетами льгот и системами мотивации.
В небольших компаниях всеми этими обязанностями может заниматься один человек или даже сам предприниматель, но по мере роста компании HR становится стратегическим отделом, необходимым для поддержания эффективной команды и хорошо структурированной рабочей среды.
HR — это лицо компании. Если продавец — это лицо компании для клиента, то HR — это лицо компании для потенциальных сотрудников.
Как выбирать людей в свою команду?
Чтобы не тратить время на общение с неподходящими кандидатами, необходимо четко сформулировать требования к вакансии до публикации объявления. Четко сформулированный профиль гарантирует, что вы получите резюме от подходящих кандидатов, что сократит время и усилия, затрачиваемые на процесс отбора.
Для этого каждая должность должна иметь четкое описание, включающее:
# конкретные должностные обязанности;
# инструменты и ресурсы, необходимые для выполнения работы;
# необходимые знания и навыки;
# профиль идеального кандидата, включая важные черты для тех, кто не имеет опыта работы.
Хорошо составленное объявление не только привлекает нужных людей, но и упрощает процесс найма, отсеивая неактуальные заявки.
Менеджеру также необходимо понять свой стиль руководства. Это очень важно, потому что, только зная ответ на этот вопрос, менеджер может создать эффективную команду.
Например, вы можете быть руководителем, который ценит ответственность и профессионализм, а это значит, что люди отвечают только за поставленные перед ними задачи и не нуждаются в постоянных проверках. Если вы такой руководитель, значит, вы не любите микроменеджмент и вам нужны в команде люди, которые точно знают, что им нужно делать. Если человек просит вас постоянно проверять его, значит, он не нужен вам в команде.
Или, наоборот, если вы как руководитель любите контролировать все процессы, то вам нужны в команде люди, которые просто выполняют задания, не задавая лишних вопросов.
Во время собеседования мы можем оценить в кандидате четыре основных уровня.
#1. Знания, которыми он обладает.
#2. Опыт и компетенции.
#3. Правила и нормы поведения.
Например, когда в компании возникает кризисная ситуация, человек поможет компании и останется с ней или, наоборот, уйдет. Другой пример: когда есть проект, человек работает в команде, предлагает идеи и вовлекает людей или предпочитает все делать сам.
#4. Мотивы и ценности, то есть то, что движет человеком.
Что мотивирует сотрудников к работе
Существуют «гигиенические» и «мотивационные» факторы.
Что такое «гигиенические» факторы: зарплата, отпуск, удобное кресло, необходимые рабочие инструменты. Мотивируют ли эти вещи сотрудников? Нет, это норма. Зарплата — это норма. Если, например, фотографу дают камеру для работы, программисту — компьютер, или сотрудник приезжает в офис в центре города — это все нормальные и базовые вещи, которые должны быть у каждого сотрудника.
Мотивационные факторы: когда сотрудника ценят на публике, перед коллегами, признают его заслуги и работу, которую он выполняет. Однако одних сотрудников мотивирует то, что их работа признается публично, а других — нет. Некоторых мотивирует выполнение задач или завершение проекта без необходимости публичного признания. Поэтому работодателям важно понимать, что мотивирует их сотрудников.
Еще один сильный мотивирующий фактор — это ответственность. Например, когда сотруднику поручают важный проект, и только он может с ним справиться, потому что работодатель доверяет ему. Человек, который берет на себя такую задачу, чувствует, как растет и развивается, и это его мотивирует.
Все это важно понять во время собеседования. Если работодатель не выясняет все эти детали на этапе собеседования, то впоследствии страдает именно он.
Микроменеджмент в коллективе
Микроменеджмент может быть полезен, но не для всех сотрудников.
Представьте, что вы взяли в команду неопытного сотрудника, который никогда не работал и ничего не знает. Такому сотруднику подойдет микроменеджмент, то есть вы должны постоянно следить за тем, что он делает, направлять и учить его. Такой стиль управления называется директивным.
Если же вы наняли профессионала с высоким потенциалом, микроменеджмент ему не подойдет — он скорее отпугнет, чем поможет. Ему некомфортно работать в атмосфере чрезмерного контроля, особенно если, несмотря на свой опыт, он сталкивается с отношением, как к новичку.
Профессионал должен спокойно выполнять свою работу. Менеджеру, который стремится все время контролировать, важно понять, что такой стиль управления подходит не всем. Микроменеджмент уместен только в определенных ситуациях и с определенными людьми.
Есть люди, у которых нет амбиций или желания расти профессионально — они просто выполняют поставленные задачи, приходят на работу в 9:00 и уходят в 18:00.
Для них правильный подход — четкие задачи и еженедельные отчеты о проделанной работе, и этого достаточно.
Другим же может быть достаточно одной сессии в год, чтобы добиться отличных результатов. Таких сотрудников не нужно постоянно контролировать — они в этом не нуждаются.
Каждый предприниматель несет ответственность за организационную культуру, которую он создает в своей команде.
Примечание автора: Существует четыре типа организационной культуры: клановая, адхократическая, иерархическая и рыночная. В 2001 году Роберт Куинн и Ким Кэмерон создали двухосевую модель с четырьмя квадратами для классификации организационных культур.
Иерархическая организационная культура характеризуется формализованным и хорошо структурированным рабочим местом. Процедуры направляют действия людей. В этой форме организационной культуры лидеры являются хорошими координаторами и организаторами. Кроме того, для обеспечения бесперебойной работы организации очень важны правила и политика.
Рыночный тип организационной культуры относится к типу организации, которая сама по себе функционирует как рынок. Она ориентирована скорее на внешнюю, чем на внутреннюю среду. Этот тип организационной культуры фокусируется на взаимодействии с внешними группами потребителей, такими как поставщики, клиенты, подрядчики, лицензиаты, профсоюзы и регулирующие органы.
Клановая организационная культура получила такое название из-за сходства с семейной организацией. В отличие от строгих правил и формальных процедур иерархической структуры или ориентации на прибыль рыночной модели, клановые организации характеризуются поощрением командной работы, программами вовлечения сотрудников и постоянной поддержкой сотрудников со стороны компании. В этой культуре клиенты рассматриваются как партнеры, а организация фокусируется на создании дружественной рабочей среды.
Адхократический тип организационной культуры можно встретить в таких отраслях, как аэрокосмическая промышленность, разработка программного обеспечения, консультирование аналитических центров и кино. Задача этих организаций — производить инновационные продукты и услуги и быстро адаптироваться к новым возможностям.
Как правильно управлять командой?
Все процессы должны быть четкими, хорошо организованными и прописанными. Почему? Например, когда в команду приходит новый человек, он уже должен знать, как все работает и что ему нужно делать, не изучая все с нуля. Даже то, как составлять деловые предложения, как отправлять электронные письма и т. д. — все эти шаблоны должны быть сосредоточены в рабочей тетради, которая является частью рабочих правил.
Когда все это записано, сотрудникам понятно, что нужно делать в разных ситуациях, например, при приеме на работу.
Вот шаги!
#1. Во-первых, вам нужно описать функции данного специалиста.
#2. Во-вторых, вы напишите, какими знаниями он должен обладать для этой роли, какие инструменты он будет использовать в работе.
#3. Третий шаг — размещение объявления о вакансии на специализированной платформе, например delucru.md или rabota.md.
#4. С rabota.md или delucru.md нам присылают счет на оплату. Что мы делаем с этим счетом? Отправляем ли мы его бухгалтеру, какое сообщение используем?
#5. Мы получили первое резюме. Что мы делаем с этим резюме?
#6. Если человек не прошел дальше, мы обязательно напишем ему об этом. Какое сообщение мы используем в этом случае?
Когда все прописано и процессы отработаны, остается только выполнять и выполнять задания. В этом случае можно нанимать и неопытных людей, потому что после месяца изучения регламента они уже смогут работать самостоятельно. Так формируется эффективность в компании.
Когда вашей компании требуется департамент по работе с человеческими ресурсами?
Практика показывает, что обычно, когда в компании работает до 30 человек, за эти процессы отвечает директор, так как у него еще нет HR-департамента. Или, если не директор, то руководители отделов также занимаются HR-процессами. Директор — это тот человек, который должен знать, как работают все процессы в компании. На ранних этапах развития он также является специалистом по маркетингу, продажам и HR.
Посмотреть эту публикацию в Instagram
Хорошо организованный отдел кадров способствует повышению эффективности работы вашей команды и долгосрочному развитию компании.
Если у вас более 30 сотрудников, пора нанять HR-специалиста, который будет управлять наймом, приемом на работу и мотивацией вашей команды.
Если у вас менее 30 сотрудников, вы можете оптимизировать процессы путем:
# создания должностных инструкций для каждой роли;
# создания четкой системы найма и адаптации новых сотрудников;
# определения организационной культуры и правил общения;
# обеспечения системы мотивации, основанной на потребностях команды.
Независимо от размера компании, организованная и хорошо управляемая команда — это ключ к успеху.
Bun Venit — это финансовый образовательный проект #diez, в рамках которого предприниматели из Республики Молдова рассказывают о том, что нужно знать, если вы хотите открыть и развивать свой бизнес.
